社内のパソコンの台数が増えてくると、トラブルも増えてきます。
社長と専務が買い替えて、お古を営業に回して、…と数が増えてくると、セキュリティソフトの機能があいまいになったり、サーバへの設定もあいまいになってきたり。
きちんと管理していれば、更新ソフトの期限も予測できたり、寿命のあるパーツを前もって交換し、データや時間の無駄を省けたりとメリットは大きいといえます。
パソコン機器の資産管理、どうしてますか？
事務員の人手で記録管理する
買ったときの保証書を取っておいて、登録番号などはエクセルで保存管理、も立派な資産管理。台数が少ない場合は十分かもしれません。
ただ、購入時の情報はあっても、それ以降の変更や修理、症状といった情報の把握は難しく、「管理情報」に基づいて「対策」する、といったレベルにはありません。
たとえば、「いついつ」に「こんなソフトを入れた」、という記録があれば、ある時に急にインターネットが使えなくなった理由が分かるかもしれません。トラブルの解決方法も、「リカバリ」までしなくてもすむかもしれません。
情報を管理しておくと、こんな利点があります。
ただ、台数が多いと社内でやるのには限界があります。
資産管理ツールをしっかり使う
パソコンの使用者、購入時の情報、日々の症状などの情報を自動的に記録し管理してくれるソフトです。
Windowsやソフトは時々、機能を改善するために「アップデート」を行いますが、このアップデートも自動で行ってくれるものもあります。忘れてしまって、ウイルスに「すき間」を狙われる心配もありません。
パソコンの中の部品の記録や警告も行うので、もう耐用年数ぎりぎりですよ、とデータに基づいた提案があるなら、買い換えたほうがいいのか、部品交換のほうがいいのか、判断もつきやすいでしょう。
もちろん、ツールの提供してくれる「情報」をどこまで生かし切れるかがポイントです。
それぞれに任せてしまっていら、「アイティー」のことはわからないさ、と見逃してしまうこともあり得ます。ITスキルの高い社員が、まずは率先して導入に関わるなら高い効果を得ることができるでしょう。
台数が多い会社などでは、有効ですね。
ベストは、「人手」＋「ツール」といえるでしょうか。
管理保守を依頼する
ツールはあらかじめ決められたデータの収集や管理は行えますが、人間の「目」で見て、「耳」で音を聞いて、また体感して得る情報にはかないません。
台数が多い場合、社内に専門の知識を持った管理者が必要になるでしょう。こうした管理を専門とする、弊社のような保守管理会社へ依頼するケースも一般的です。
管理負荷の内容と予算に合わせて、カシコくパソコンを管理し業務をスムーズに。
