Windows95が発売されてから約15年。この15年程で仕事の仕方が大きく変わりました。すべてシステム化され、例えば、EXCELなどの表計算ソフトの使用は当たり前のものとなって、入力していけば、計算は自動でされていきます。また入札などは電子化されていきました。WEBやメールはワークフローの流れを一変させました。

■情報伝達の自動化

まだ、一般的に「効率化」というと一般社員の仕事を中心に考えがちです。これからは経営者、管理職の仕事の効率化にITを役立てていかなければなりません。

経営には以前ですと「人」「金」「物」が必要と言われていましたが、これに「情報」が加わるようになりました。おそらく以前より情報の持つ価値や位置づけが大きく変わってきたからでしょう。もちろんこれまで同様、他の要素も重要であることは間違いないですが、この「情報」のコントロールは仕事を進めていく上で大きな意味を持ちます。
社内においては、「誰にどんな情報を持たせれば、仕事全体のパフォーマンスが上がるのか」など、組織の中での情報マネジメントを考えていかなくてはなりません。

顔と顔を合わせてのコミュニケーションが重要な事に間違いはありませんが、時間と場所の制約を受けます。「朝礼に何らかの理由で参加できなかった人に情報が伝わっていなかった」という事もあるかも知れません。本当に重要で伝えたい事は、全社メールで情報を伝える、グループウェアを活用するなどの工夫をすれば情報伝達を自動化することができ、上司から部下への情報伝達の時間は削減することができます。また、その削減した時間を一緒に考える時間に転化させることもできます。

一例として、以前私のいた会社ではメッセンジャーをグループで活用するというユニークな方法を採用していました。
「サーバでトラブル発生したので一度リブートします」といった情報も一括で伝えられますし、自分の進めている作業を連絡しながら、自動的に記録が取られていきます。難しい案件に関しては、作業担当の枠を超えて、社内の詳しい人から的確な情報を与えられもします。これは1対1の電話ではできないことです。またメッセンジャーのログイン情報を使って、在籍管理としても使用していましたが拠点が分かれていたので、その機能も大変便利でした。
（しかし一般的にメッセンジャーの利用は、情報漏洩や業務外で使用される可能性もある為、多くの企業で利用に慎重です）

■情報効率を高めるIT技術

情報効率を高めるIT技術はたくさんあります。
・顧客情報など現場情報の共有化
・ナレッジデータベース（技術情報の共有）
・メンバーの予定表の確認
・オンラインで一つのファイルを共同作業

これらのIT技術の導入は数年前まで非常に高価でした。ロータスノーツやサイボウズといったグループウェアは便利だとわかっていても、購入、維持管理にそれなりの投資が必要な為、中小企業では導入見送りのケースも多かった思います。しかしクラウドコンピューティングの時代に入り、このようなソフトウェアを自前で購入、開発をしなくても、必要な分を必要な時に借りる時代になりました。おすすめはGoogleAppsとよばれるサービスで、これらのサービスが無料もしくは低価（一人500円/月)で利用する事が出来るようになりました。

GoogleAppsの機能に関してはこちらになります。

弊社はサテライトオフィスプロジェクトに参加しており、沖縄の企業にgoogleappsの導入支援やアドバイスをおこなったり、デモをおみせしております。お気軽にお声をかけてください。

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