不要と思えるメールもまとめて保存（アーカイブ）する事はビジネスにおいてマナーといえるでしょう。
「２週間前にメールで問い合わせしたのですが、まだ返信が来ません。」
「貴社よりメールがまだ届いていません。お手数ですが確認していただけるでしょうか。 」
問い合わせを受け、受信トレイや送信トレイを確認したところ、その方とのメールが見あたらない、ということを経験したことはありませんか？
可能性としては、やりとりの中で
１過去のメールを間違って削除した
２相手方の勘違い
３メールアドレスの入力ミス
が考えられますが、証明するものがなくてはこちらから謝るしかありません。
顧客の信頼を失わない為にも、過去メールはすべて保存すべきでしょう。
多くの方は迷惑メールをこまめに削除されるようですが、この保存には迷惑メールも含まれます。大事なメールも誤って迷惑メールに判別される可能性があるからです。
Gmailは迷惑メールは30日間は保存され、自動的に削除されます。
30日という期間は長すぎず、短すぎずで迷惑メールを保存する期間としてはちょうどよいかと思います。
また一般のメールを含めて頻繁に削除する人の中にはハードディスクの容量や、メーラーが重くなることを気にする人もいますが、Gmailは7.5GBの容量があることとWEBベースですので、データー容量を気にしてメールを削除する必要もありません。
こうしてすべてのメールを保存しておけば、
「弊社ではメールトラブルを避ける為、すべてのメールに関してバックアップを取っております。残念ながらお客様のメールは弊社には届いておりませんでした（またはお調べしたところ、○月○日の○時に以下の内容で○○宛に送信しております）」とお客様へ回答することができ、トラブルを防ぐことができます。
